آشنایی با تکنیک های خارق العاده و عجیب مدیریت زمان

[prinstonp]

آشنایی با تکنیک های خارق العاده و عجیب مدیریت زمان


برای مدیریت زمان روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهای مختلفی وجود دارد. در اینجا سه تکنیک پرطرفدار مدیریت زمان را معرفی نموده و در انتها به راهکارهای ارزشمند در زمینه مدیریت بهتر زمان اشاره خواهیم کرد.



۱- Getting Things Done یا GTD

شاید بتوان گفت GTD مشهورترین تکنیک مدیریت زمان در دنیا می باشد. این تکنیک توسط David Allen پایه‌گذاری شده است . دکترپیمان هاشمیان از چهره های سرشناس و بین المللی مدیریت برند و مدرس دوره های مدیریت در ایران و آمریکا در گفتگو با روزنامه تفاهم می گوید: ایده اصلی این تکنیک بر پایه ثبت وقایع استوار است . یعنی شخص ابتدا باید کارها را از ذهن خود خارج کرده و بر روی کاغذ به ثبت آنها بپردازد. با این کار ذهن از یادآوری این‌که چه کارهایی را باید انجام دهد رها می‌شود و می‌تواند روی کارهای ثبت شده تمرکز کند.

این مشاور حرفه ای برندهای صاحب نام خارجی معتقد است ، در روش‌های سنتی مدیریت زمان، همه‌ مفاهیم حول محور اولویت بندی می‌گذرد. اما در روش GTD برای انجام کارها یک فرآیند مشخص تعریف می‌شود و طبق این فرآیند کارها یک به یک انجام می‌شوند. GTD بر مبنای ساده سازی مکانیزم ثبت، کنترل و دریافت تمام اطلاعاتی است که برای انجام یک کار لازم است.

اما GTD چیست؟
دکتر هاشمیان می گوید : GTD یک تکنیک ساده و کاربردی برای مدیریت کارها، اطلاعات و تمامی اتفاقات غیر منتظره‏ای است که در طول روز برای شما اتفاق می‏افتد. این تکنیک به سرعت در زندگی شخصی و حرفه‏ای مردم قابل پیاده سازی است.
آنچه که این مدل ارایه می‏دهد :
تکنیک‏های ساده و تاثیرگذار برای سازمان‏دهی اطلاعات پراکنده، پروژه‏ها و کارها.
نحوه پیاده سازی قدم به قدم یک فرآیند برای اطمینان از آگاه بودن و تسلط بر تمامی کارها و تعهدات شخصی شما.
چگونگی ضبط و ذخیره سازی تمام ورودی هایی که به صورت روزانه توجه شما را به خود جلب می کند و قرار دادن آن در سیستمی که ذهن شما بدان اعتماد دارد.
نحوه شفاف سازی و سازماندهی کارها و کاستن از احساس غرق شدن در حجم زیاد کار.
نحوه ذخیره سازی مراجع، ایمیل‏ها و دست نوشته‏ها برای بازیابی سریع و آسان آنها در آینده.


۲- تکنیک گوجه‌فرنگی یا Pomodoro

این تکنیک یک روش ایتالیایی در زمینه مدیریت زمان است که می‌تواند به اندازه پیتزاهای ایتالیایی جالب توجه باشد. این روش توسط Francesco Cirillo ابداع شده و برمبنای مفهوم Time Boxing شکل گرفته است . دکترهاشمیان می گوید یادگرفتن این تکنیک زمان زیادی نمی‌برد و به سادگی قابل فراگیری است. در این روش شما یک تایمر در اختیار دارید و انجام کار را به محدوده‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم می‌کنید. به هرکدام از این محدوده‌ها یک گوجه فرنگی یا یک Pomodoro می‌گویند. بین هر ۲۵ دقیقه ۳ تا ۵ دقیقه زمان استراحت قرار دارد و بعد گوجه فرنگی بعدی شروع می‌شود. این روش برای افرادی که دچار اختلال تمرکزی هستند می‌تواند مفید باشد.



۳- تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی

این روش مدیریت زمان بر مبنای اولویت بندی کارها استوار است . دکترهاشمیان در تشریح این روش می گوید در این تکنیک ، کارها را در یک ماتریس براساس این‌که چقدر باید سریع انجام شوند طبقه‌بندی می‌ کنیم . این روش توسط استفان کاوی پایه‌ریزی شده و توسط شرکت فرانکلین کوئست برای عرضه خریداری شده است و لذا به تکنیک فرانکلین کاوی شهرت یافته است. تاکنون بیش از دو میلیون نفر در دنیا از این روش استفاده کرده‌‌اند. هدف این روش این است که با مشخص کردن کارهای کم اهمیت‌تر ، تمرکز بیشتر بر روی فعالیت‌هایی باشد که انجام آنها از ارزش بالایی برخوردارند.



در انتهای این گفتگو از دکتر هاشمیان خواستیم تا چند راهکار برای مدیریت بهتر زمان ارائه نمایند .



۱- ليستى از كارهايى كه روزانه بايد انجام دهيد تهيه و آن را به دو قسمت وظايف فعلى و وظايف آتى تقسيم كنيد. سپس اين وظايف را در گروه هاى جداگانه اى شامل محل كار، خانواده، كارهاى شخصى و... قرار دهيد. چند كپى از اين نوشته را در قسمت هاى مختلفى از منزل مانند آشپزخانه، روى كمد لباس ها يا داخل جيبتان بگذاريد. بدين ترتيب قادريد هر زمان كه لازم بود به آنها دسترسى داشته باشيد يا به ياد بياوريد كه زمان براى شما چقدر اهميت دارد.

۲- ليست كارهاى روزانه خود را اولويت بندى و بازنگرى كنيد و آنها را بدين صورت در نظر بگيريد: كارهايى كه بايد انجام دهيد، كارهايى كه نياز به برنامه ريزى مجدد دارد، وظايفى كه قادريد انجام آن را به سايرين محول كنيد يا فعاليت هايى كه انجام آن از برنامه شما حذف شده است.
۳- برنامه خود را چند بار مرور كنيد. آيا واقع بينانه است؟ آيا براى انجام آن بايد خيلى كوشش كنيد؟
۴- در انتهاى هر روز برنامه روز بعد را يادداشت كنيد. اين امر به شما كمك مى كند كه نظم و ترتيب بيشترى داشته باشيد و وظايف شما تحت كنترل خودتان باشد.
۵- روش شخصى خود را در برنامه ريزى دنبال كنيد. اگر تصور مى كنيد كه برنامه روزنامه شما سنگين و مشقت بار است تغييراتى در ظاهر آن ايجاد كنيد تا مشاهده اين وظايف برايتان دلپذيرتر باشد. مى توانيد از رنگ هاى مختلف، تصاوير و مقواهاى رنگى در تهيه ليست وظايف روزانه خود استفاده كنيد.
۶- افرادى كه دوست دارند از تقويم و دفترچه هاى برنامه ريزى استفاده كنند يك گام از بقيه جلوتر خواهند بود. حسن اين دفترچه ها اين است كه مى توانيد وقايع تاريخى مختلف از جمله سالگرد ازدواج، تولدهمسر و فرزندان و دوستان و اقوام را هميشه به ياد داشته باشيد. به علاوه نوشتن اهداف كلى و روش رسيدن به آنها، ثبت يادداشت ها و نظرات، قرار ملاقات ها، جلسات، برنامه ريزى براى تعطيلات، كار و... از ديگر مزاياى داشتن چنين ابزارى به شمار مى رود.
۷- بلندپروازانه فكر نكنيد. البته منظور من این نیست که به رویاهای بزرگ خود نیاندیشید بلکه اهداف ويژه اى را كه قابل اندازه گيرى، واقع بينانه و قابل دستيابى باشند در نظر بگيريد تا مسير درستى را به شما نشان دهند. يعنى به طور دقيق مشخص كنيد كه چه كارى را مى خواهيد به انجام برسانيد و زمان مورد نياز شما براى به پايان رساندن اين كار چقدر است.
۸- برنامه شام بايد قابل انعطاف باشد. هميشه زمانى را براى تعليق كارها يا حواس پرتى خودتان در نظر بگيريد و زمان بيشترى را براى كارهاى اولويت دار تعيين كنيد.
۹- چه زمانى از روز در بهترين شرايط قرار داريد؟ آيا صبح ها فعال تر هستيد يا عصرها بهترى مى توانيد كار كنيد؟ هميشه سعى كنيد زمانى در شبانه روز به فعاليت هاى مهم خود بپردازيد كه در وضعيت ايده آلى قرار داريد.
۱۰- ابتدا كار و وظايف صحيح و اصولى خود را مشخص و سپس بر روى آن تمركز كنيد. اين اقدام يك روش مناسب براى افزايش بهره ورى شخصى شماست.
۱۱- براى اولويت هاى مهم زندگى خود فرجه زمانى مناسبى تعيين كنيد تا براى انجام آنها به اندازه كافى وقت داشته باشيد.
۱۲- از كمال گرايى بپرهيزيد و براى انجام كارهاى بزرگ و اساسى شيوه هاى ساده ترى برگزينيد. مى توانيد اين وظايف را به بخش هاى كوچكترى با مدت زمان مشخص تقسيم كنيد تا سرانجام به نتيجه دلخواه خود برسيد.
۱۳- «نه» گفتن را بياموزيد و بر روى اهدافتان تمركز كنيد. اوقات فراغت خود را در صورت لزوم به دوستان، خانواده و شخص خودتان اختصاص دهيد.
۱۴- اگر موفق شديد به اهدافتان دست يابيد پاداشى را براى خود در نظر بگيريد و زندگى را با سرگرمى هاى دلخواه متعادل كنيد.


منبع : روزنامه تفاهم