مديريت: تعريف و مفاهيم 5s پنج سين

[LP Girl]

مديريت: تعريف و مفاهيم 5S پنج سين

پنج سين (5S)

شکل گیری 5S( پنچ سین) (آراستگی محیط کار)

سیستمی تحت عنوان 5S ، برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم، در ژاپن شکل گرفت.
الگوهای اولیه ای که مورد استفاده ژاپنی ها قرار گرفت شامل سه دسته از صنایع بود:

تعریف کوتاه از 5S :

5S سیستمی برای بهسازی و آراستگی در محیط کار می باشد.


تعریف کامل 5S :

5S فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان بکار گرفته میشود و وجه تسمیه آن پنج کلمه ژاپنی, seiri, seiton seiketso, shitsuke, seiso است.

شایان ذکر است که برخی از شرکتها ، با توسعه مفهوم S5 دو واژه دیگر را که از لحاظ مفهومی تفاوت چندانی با آنها ندارند را پدید آوردند- اما (7S) چندان مورد استقبال و پذیرش قرار نگرفت، این دو مفهوم عبارتند از :

• Shikkariyaru (سخت کوشی)
و
• Shukkan (سماجت در کار خوب)


• روشی سیستماتیک جهت ایجاد و حفظ نظم و ساماندهی مطلوب در محیط کار و زندگی
• هدف اجرای حرکت بسوی ارتقاء بهره وری در محیط کار می باشد.
• مجموعه اصولی است که با رعایت آن می توان کارها را با بازده بالاتری انجام داد.
• روش بهبود و اصلاح وضعیت نگهداری اشیاء بمنظور جلوگیری از صرف وقت جهت دسترسی به آنان میباشد .

رعایت و اجرای صحیح 5Sاثرات بسیار مثبتی در ارتقاء بهره وری ، بهبود کیفیت و نهایتا بهبود مستمر فعالیتها دارد.

هدف اصلی 5S :

1- صنایعی که رعایت بهداشت، تمیزی و نظم از زیر ساختهای اساسی آن میباشد مانند صنایع بهداشتی و دارویی و صنایع میکرو الکترونیک . 2- سازمانهای خدماتی مانند هتلها، سوپر مارکتها، کتابخانه ها و مراکز تفریحی . 3- سازمانهای پیشرو که به اهمیت مباحثی مانند انسان- ماشین ، انسان-کار و انسان- محیط توجه خاصی دارند . بهسازی فرآیندهای سازمان و حذف اتلاف وقت.

اهداف تفصیلی 5S :

·برقراری ایمنی
·رسیدن به کارایی
·ارتقاء کیفیت
·حذف ضایعات
·کاهش خرابی
·افزایش بهره وری
·ارتقاء روحیه کارکنان
·جلب نظر مشتری

پاک سازی: اشیاء واقلام ضروری و لازم را شناسایی نموده و آنها را از اقلام غیر ضروری و زاید تفکیک کنید ، اقلام غیر ضروری را دور بریزید .

نظم و ترتیب : اشیاء باقیمانده را به طرز منظم و مرتبی در جای مناسب خود قرار دهید.

نظافت : محیط کار ، لوازم کار و هر آنچه در اطراف است را تمیز کرده و پاکیزه نگه دارید .

حفظ و نگهداری: بعد از ایجاد نظم ، ترتیب و نظافت سعی کنید وضعیت مطلوب را با اجرای مداوم این اصول حفظ نمایید .

انضباط : اصول پاک سازی ، نظم ، نظافت و حفظ وضعیت مطلوب را بصورت استاندارد تعریف نموده و آنها را برای کارکنان بصورت عادت و اصول لازم الاجراء در آورید .

مزایای پیاده سازی 5S

ایجاد یک نظم فراگیر
2- زمینه سازی برای برقراری انضباط سازمانی
3- کاهش ابهام در کار
4- زیبا سازی محیط کار
5- بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی های آن
6- ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماریهای کاری
7- آسان شدن و کم زحمت شدن انجام کار
8- دسترسی آسان تر به اسناد، قطعات، ابزار و سایر لوازم
9- افزایش روحیه کارکنان
10- کاهش اشتباهات و دوباره کاریها
بهبود روابط کارکنان
12- کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
13- فراهم شدن شرایط لذت بردن از کار
14- کاهش خرابی ماشین آلات
15- تثبیت و بهبود کیفیت
16- افزایش راندمان و کارایی
17- کاهش هزینه
18- کاهش زمان انجام کارها
19- افزایش طول عمر ابزار و ماشین آلات
20- جلب نظر مشتریان
21- افزایش تعلق سازمانی
22- زمینه سازی فرهنگ خود انضباطی
23- نهادینه شدن فرهنگ بهره وری
24- کاهش استعفا و ترک سازمان
25- افزایش جذابیت محیط کار

عوامل موثر در اجرای 5S

1- عوامل برون سازمانی
2- عوامل درون سازمانی
3- عوامل فردی
4- عوامل کاری
5- عوامل سیستمی

عوامل برون سازمانی

عوامل دور:

· فرهنگ ملی
·فرهنگ مذهبی
·نظام اقتصادی
·نظام سیاسی و حقوقی

عوامل نزدیک:

· خواست و حمایت مشتریان
·خواست و حمایت تامین کنندگان
·خواست و حمایت شرکاء و سهامداران
·رقبا و رقابت

عوامل درون سازمانی

·باور ، تعهد و حمایت مدیریت ارشد و هیئت مدیره
·باور ، تعهد و حمایت مدیران میانی و سرپرستان
·فرهنگ سازمانی
·توان مالی
·سابقه و نتیجه پیاده سازی سیستمهای نسبتاً مشابه
·ترکیب نیروی انسانی
·رضایت شغلی
·امنیت شغلی
·تناسب شغلی
·مشارکت واقعی کارکنان
·به کارگیری درست روشهای جبران، تشویق و تنبیه

عوامل فردی

·شلختگی یا نظم شخصی
·تنبلی یا فعال بودن
·مسئولیت پذیری یا مسئولیت گریزی
·روحیه عدم مشارکت یا روحیه کار گروهی
·کارگریزی یا تعهد و وجدان کار
·آرامش یا مشکل خانوادگی
·سلامت یا بیماری جسمی و روانی
·توان علمی
·توان تجربی
·توان خلاقیت و نوآوری
·انعطاف پذیری فردی
·نوجویی یا کهنه پرستی

عوامل کاری

·تولیدی یا خدماتی بودن کار
·تکنولوژیک یا غیر تکنولوژیک بودن کار
·ماهیت تمیز یا آلوده کار
·ماهیت مشارکتی یا واحدی بودن کار
·پویا یا ثابت بودن کار
·سطح تخصص و تحصیلات مورد نیاز برای انجام کار
·نظم یا بی نظمی ذاتی
·میزان انعطاف پذیری
·خطرناک یا ایمن بودن کار
·ورودی های کار
·خروجی های کار


عوامل سیستمی

·ماهیت سیستم (مدیریتی یا فنی)
·انگیزش دهی
·نیازمندیهای اجرا و نگهداری
·طول مدت پیاده سازی و اجرا
·فراگیری یا محدودیت سیستم
·نتایج مرتبط با کارکنان
·نتایج مرتبط با مدیران
·نتایج مرتبط با سازمان
·سرعت دستیابی به نتایج
·هزینه پیاده سازی
·هزینه نگهداری
·همخوانی با فرهنگ سازمانی
·هزینه پیاده سازی
·هزینه نگهداری
·همخوانی با فرهنگ سازمانی
·نیازهای آموزشی
·جایگاه این سیستم نزد مدیریت ارشد
·جایگاه این سیستم در استراتژیها و برنامه های سازمان

دلائل تقدم اجرای 5S

1- نسبت به اجرای سایر سیستمها ، تا حدودی آسانتر است .
2- همه یک محیط کار تمیز و منظم را دوست دارند .
3- نتایج حاصل از آن برای همه قابل مشاهده است .
4- در همه جا قابل پیاده سازی است .
5- زمان جستجو (به دنبال اشیاء و اسناد) کاهش می یابد .
6- سرعت دستیابی، افزایش می یابد .
7- عمر ماشین آلات و تجهیزات، افزایش می یابد .
8- سلامتی و ایمنی برای کارکنان در محیط کار ایجاد میشود .
9- تعداد خطاها کاهش می یابد .
10- همه بطور اتوماتیک ، منضبط می شوند .
11- هزینه پیاده سازی خیلی کم است .
12- موجب قدردانی و لذت مشتریان میشود .
13- موجب رشد خلاقیت کارکنان برای انجام بهتر کارها میشود .
14- موجب بهبود دیدگاه دیگران نسبت به سازمان میشود .
15- هر کس میتواند به محل کارش افتخار کند .
16- عملکرد عمومی سازمان ، افزایش می یابد .
17- جو مساعد برای بکارگیری 5S ایجاد میشود .
18- موجب بهبود در روحیه کارکنان می شود.


نکات مدیریتی

· مدیران و سرپرستان ، قبل از تشویق دیگران به رعایت 5S ، بایستی خودشان ، اصول 5S و لزوم اجرای آن را واقعاً درک کنند
· مدیریت پیشرو ، ایجاد کننده بهترین فضای کاری است .
· اصول 5S اولین گام در راه اجرای برنامه ای بلند مدت برای حفظ سلامتی شرکتها محسوب میشود .
·5S نشانگر میزان کارایی مدیریت است .
·در ژاپن مدیران اجرایی سطح بالا، 5S را در الویت اساسی و اولیه مدیریت خود قرار داده اند .


نکات کلـی

·هدف نهایی 5S ، پیشگیری از اتلاف است.
·هر کسی میتواند ناهمگونی را تشخیص دهد.
·هر طرح باید شامل برنامه ای برای شناسایی ، سنجش و ارزیابی هر یک از اهداف مرحله ای باشد.
·بهتر آن است که تصمیمات اتخاذ شده ، مشکلات پیش آمده ، اقدامات انجام شده و نتایج حاصل از آنها ثبت و نگهداری شود .


نکات مفهـومی

·5S مجموعه تمهیداتی است برای نگهداری اشیاء در وضعیتی مطلوب .
·اگر قادر به انجام 5S نمیباشید در انجام کارهایتان موفق نحواهید بود .
·پیچیده ترین و دشوارترین برنامه ها نیز با بهره گیری از 5S آغاز میشود .
·برای اصلاح عادات نادرست در کار ، به خوبی میتوان از 5S استفاده کرد .
·5S با اعتقاد بر این واقعیت عمل می کند که تاثیر اعمال بیشتر از گفتار است .

5S سیستمی برای دستیابی به کییفیت عالی در محیط کاری می باشد.


منبع: اقتباس از كتاب مديريت دكتر مهدي الواني
شادي .خ