MIS ( Management Information System )

[رزیتا]

MIS ( Management Information System )

امروزه اهميت اطلاعات هم به عنوان يک منبع مهم تاکتيکی و استراتژيک در سازمان مطرح می باشد و هم به عنوان يک منبع عمده برای ارزش افزوده احتمالی ، شناخته شده است . اطلاعات ، هميشه در محيط کسب و کار به عنوان يک مزيت رقابتی مطرح بوده است به عنوان مثال اگر شرکتی اطلاعات دقيقی از قيمتهای کالا و خدمات رقبا داشته باشد ، خيلی سريع می تواند نسبت به تغيير قيمتهای خود تصميم بگيرد ؛ اگر اين تغيير قيمت به موقع انجام شود ، شرکت می تواند نسبت به رقبايی که اطلاعات آنها از قيمتها به روز نيست برتری داشته و سود بيشتری را کسب نمايد
اما نکته مهم اين است که تغييرات واقعی که می تواند ارزش بالقوه اطلاعات را افزايش دهد ، توانايی سازمانها در استفاده از اين منبع مهم ، از طريق کاربرد فن آوری جديد است لذا با استفاده از تجهيزات کامپيوتری و پايگاه داده ها ، می توان به طور منظم ليست قيمت و بروشور برای مشتريان احتمالی ارسال نمود .
اطلاعات يک منبع ارزشمند برای اتخاذ تصميمات کوتاه مدت و تاکتيکی است که در عمليات روزمره سازمان جاری می باشد .
اطلاعات علاوه بر مزايای کوتاه مدت و بلند مدت برای سازمان مزايای استراتژيک نيز برای سازمان دربردارد سازمان از نظر استراتژيک بايد يک نگاه جامع نسبت به آينده بازار و برنامه ريزی خود در يک چارچوب زمانی 5 تا 7 ساله داشته باشد بديهی است اين برنامه ريزی همراه با ريسک و عدم اطمينان همراه است اما اگر مديريت بتواند اطلاعات صحيحی از وضعيت و تحولات و روند محيط بيرونی داشته باشد ، می تواند منجر به کاهش خطرات شود .
بدين ترتيب هر سازمانی که داده های صحيح ، دقيق ، بهنگام و جامع در اختيار داشته باشد و بتواند در کمترين زمان ، به داده های مورد نيازش دستيابی داشته باشد ، موفق تر است
نقش داده ها و اطلاعات در مديريت سازمانها ، نقش حياتی و اساسی است هر چه فضای اطلاعات يک سازمان دقيقتر ، شفافتر ، منسجم تر و سيستماتيک تر باشد ، سازمان بهتر می تواند به اهدافش نائل آيد. اطلاعات يکی از مهمترين منابعی است که در اختيار مديران قراردارد لذا مديران بايد بتوانند آن را مانند هر منبع ديگری مديريت نمايند .


سيستم های اطلاعات مديريت شامل چه سيستم هايی است ؟
عمومی ترين سيستمهای اطلاعاتی که در سازمانها مورد بهره برداری قرار می گيرند عبارتند از سيستم پردازش عمليات ، سيستم اطلاعات مديريت ، سيستم پشتيبانی تصميم گيری و سيستم خبره .
سيستم پشتيبانی مديران اجرايی نيز که هدفش حمايت از مديران ارشد و اجرايی از طريق ترکيب سيستم ها می باشد از ديگر انواع سيستم های اطلاعاتی می باشد .


سيستم پردازش عمليات
هدف اين سيستم کاهش هزينه ها و افزايش کارايی سازمان از طريق انجام پردازشهای حجيم با سرعت بالا مي باشد . سيستم پردازش عمليات مجموعه ای از افراد ، دستورالعملها ، حافظه و تجهيزات است که به جمع آوری ، پردازش و ثبت عمليات سازمانی می پردازد اين سيستم مشابه سيستمهای دستی است که امور مربوط به محاسبات ، جمع بندی و ارائه گزارش از عمليات را با سرعت و دقت بالا انجام می دهد .


سيستم اطلاعات مديريت
دومين نسل از سيستم های اطلاعاتی است که بطور خاصی گزارشات لازم از سيستم های پردازشی تعاملات را بطور ترکيبی تهيه و در اختيار مديران قرار می دهد به همين دليل به آن سيستم گزارش دهی مديريت نيز گفته می شود. سيستم های پردازش عمليات در هر يک از زمينه های خاصِ عمليات ، طراحی و گزارشات مربوط به آن عمليات را ارائه می نمايند ولی نياز مديران سطوح ميانی به گزارشات ترکيبی از زمينه های عمليات مختلف ، ضرورت طراحی چنين سيستمی را در اواخر دهه 1960 مطرح و با ابداع پايگاه داده ها و نيز سيستم مديريت پايگاه داده ها ، مديران توانستند به گزارشات مورد نياز خود دست يابند .
سيستم اطلاعات مديريت مجموعه ای نظام يافته از افراد ، دستورالعملها ، پايگاه داده ها و تجهيزات است که گزارشات روزمره مورد نياز مديران را جهت تصميم گيری ارائه می نمايد .


تعريف سيستم اطلاعات مديريت
سيستم اطلاعات مديريت ، سيستمی است جامع و يکپارچه ، کامپيوتری ، کاربر - ماشين ، که نتيجه عملکرد آن ارائه اطلاعات جهت پشتيبانی مديران در سازمان است .
در تعريف فوق ، جامع و يکپارچه به اين مفهوم است که سيستم اطلاعات مديريت بايد بتواند امکان استفاده کاربران متعدد را از يک پايگاه يا بانک اطلاعاتی مشترک امکان پذير سازد .
لذا با افزايش تعداد كاربران و حجم داده ها ، به منظور مديريت صحيح اطلاعات و استفاده بهينه از داده ها، سيستم اطلاعات مديريت نياز به يك ( DataBase Management System) DBMS خواهد داشت .(1)
كه با ايجاد پايگاههاي داده چند اتصاله ( Distribute Data Base ) تضاد اطلاعاتي در اثر تنوع سيستمي در يك سازمان ( Enterprise ) ، حذف خواهد شد و اين همان مفهوم جامع و يكپارچه در سيستم اطلاعات مديريت خواهد بود .
پس به طور خلاصه می توان علل نياز به سيستم های اطلاعات را به شرح زير تقسيم بندی کرد :
الف - بهبود عملکرد
ب - بهبود جريان اطلاعات
ج - بهبود وضعيت اقتصادی
د - بهبود نظارت و کنترل
ه - بهبود و ارتقای بهره وری

و – بهبود ارائه خدمات